ДЗ: Выполнение работ по должности служащего Секретарь-администратор Практическое занятие 1

Максимальное количество баллов - 9

По теме 1.1. Регистрация поступающих телефонных звонков в организации.

Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере оформления входящих телефонных звонков.

Решите задачу:

Вы являетесь секретарём-администратором Территориального офиса Пермский ООО «Мустанг pro». 21 марта в интервале с 12 до 13 часов в офисе раздался звонок. Абонент представился помощником руководителя головного офиса г. Новосибирск и сообщил, что на 28 марта запланировано совещание со всеми руководителями территориальных офисов. Помощник Иванов К.А. сообщил также, что необходимо представить отчеты и презентации об итогах работы за 1 квартал. Кроме того, абонент попросил заблаговременно направить запрашиваемую информацию на электронную почту ivanovka@mail.ru и сообщить о ее направлении по телефону 8 (338) 212-23-03.

Составьте бланк телефонного сообщения, заполните бланк в соответствии с предоставленными данными.

ЗАДАНИЕ 2.

Максимальное количество баллов - 6

По теме 2.1 Встреча посетителей в офисе.

Цель: приобретение практических навыков и умений о порядке организации встреч посетителей.

1. Опишите поэтапно прием посетителей из другой организации руководителем.

2. Опишите поэтапно прием сотрудника своей организации руководителем.

Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 3.

Максимальное количество баллов - 6

По теме 2.2 Организация встреч и бронирование переговорных комнат

Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере организации встреч и бронировании переговорных комнат.

Решите задачу:

Вы являетесь секретарём в финансово-экономическом департаменте предприятия. Руководитель поручил Вам организовать совещание с участием руководителей отделов вашего департамента (бухгалтерия, отдел делопроизводства, финансово-экономический отдел), а также с участием представителей компании Х при помощи средств видеоконференцсвязи.

Составьте алгоритм Ваших действий. Не забудьте оформить заявку на бронирование переговорной комнаты с учётом предоставленных данных.

Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 4.

Максимальное количество баллов - 7

По теме 2.3 Учёт посетителей и оформление пропусков

Цель: приобретение практических навыков и умений в сфере учёта посетителей и оформлении пропусков.

Решите задачу:

Вы являетесь секретарём-администратором компании «Лайт плюс». Один из руководителей компании сообщил Вам, что завтра после обеда ожидает посетителя.

Опишите порядок Ваших действий. Не забудьте оформить заявку на выдачу разового пропуска.

Оформите письменный ответ в следующем формате: не более 1 страницы печатного текста, формат листа А4, шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5 пункта, выравнивание текста по ширине листа.

ЗАДАНИЕ 5.

Максимальное количество баллов - 10

По теме 2.4. Организация совещаний. Оформление протокола.

Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по оформлению протоколов совещаний.

Проанализируйте представленную выдержку из проекта протокола совещания. При наличии несоответствий требованиям оформления, укажите их в ответе и предложите верный вариант. Составьте список участников и полный протокол. Не забудьте указать дату и номер протокола, внести ФИО и должности участников, проставить подписи.

ЗАДАНИЕ 6.

Максимальное количество баллов - 6

По теме 3.2. Оформление документации разъездов работников организации.

Цель занятия: приобретение практических навыков и умений по оформлению документации разъездов работников организации.

Решите задачу:

В ООО «Вектор» работает один курьер и один водитель с функциями курьера.

Составьте и заполните макет журнала учёта работы курьеров в соответствии с предоставленными данными.

ЗАДАНИЕ 7.

Максимальное количество баллов - 6

По теме 3.3. Обеспечение деятельности офиса.

Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере обеспечения деятельности офиса.

Решите задачу:

Вы являетесь секретарём-администратором небольшой производственной компании. На протяжении более чем двух лет в Ваши обязанности входит обеспечение компании канцелярскими товарами. В Ваше отсутствие по причине очередного отпуска помощник руководителя нашла нового поставщика, сославшись на пропуск сроков доставки и плохое качество бумаги. Однако ранее таких проблем не возникало, нареканий со стороны сотрудников не было. Кроме того, новый поставщик не отвечает на звонки и не закрепил за Вашей организацией персонального консультанта. Ранее Вы проводили анализ поставщиков и составили перечень альтернативных поставщиков на случай замены.